Entschädigung abgelehnt wegen außergewöhnlicher Umstände? Das muss die Airline beweisen

Beruft sich eine Fluggesellschaft auf außergewöhnliche Umstände, trägt sie dafür die Beweislast. Nach Art. 5 Abs. 3 der EU-Fluggastrechteverordnung (EG) Nr. 261/2004 muss die Airline nachweisen, dass ein außergewöhnliches Ereignis vorlag, dieses die Flugstörung verursachte und sich die Verspätung oder Annullierung trotz aller zumutbaren Maßnahmen nicht vermeiden ließ.

Eine pauschale Ablehnung mit Begründungen wie „aussergewöhnliche Umstände“, „Wetter“ oder „operational reasons“ reicht als Nachweis grundsätzlich nicht aus.

Wurde Ihre Flugentschädigung abgelehnt, bedeutet das deshalb nicht automatisch, dass Sie keinen Anspruch haben. Entscheidend ist, ob die Airline ihre Begründung ausreichend belegen kann.

Die Beweislast für außergewöhnliche Umstände liegt bei der Fluggesellschaft, nicht beim Passagier. Möchte die Airline ihre Ausgleichspflicht ausschließen, muss sie die Voraussetzungen für diese Ausnahme darlegen und beweisen.

Die rechtliche Grundlage bildet Art. 5 Abs. 3 der Verordnung (EG) Nr. 261/2004. Die Vorschrift erlaubt einer Fluggesellschaft, die Zahlung einer Entschädigung zu verweigern, wenn sie nachweisen kann, dass die Flugstörung auf außergewöhnliche Umstände zurückzuführen war, die sich auch durch alle zumutbaren Maßnahmen nicht hätten vermeiden lassen.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat die Voraussetzungen im Urteil C-549/07 (Wallentin-Hermann) konkretisiert.

Danach müssen für die Einordnung eines Ereignisses als außergewöhnlicher Umstand zwei Kriterien gleichzeitig erfüllt sein:

• Das Ereignis darf seiner Natur oder Ursache nach nicht Teil der normalen Ausübung der Tätigkeit der Fluggesellschaft sein.

• Das Ereignis muss sich der tatsächlichen Beherrschbarkeit der Fluggesellschaft entziehen.

Nicht jede unvorhersehbare Störung ist damit automatisch außergewöhnlich. Beispielsweise gehören gewöhnliche technische Defekte grundsätzlich zum betrieblichen Risiko einer Airline.

Wichtig: Selbst wenn ein außergewöhnlicher Umstand vorliegt, ist die Fluggesellschaft nicht automatisch von ihrer Entschädigungspflicht befreit. Sie muss weitere Voraussetzungen nachweisen.

Damit eine Fluggesellschaft wegen außergewöhnlicher Umstände keine Entschädigung zahlen muss, sind drei Beweisebenen entscheidend.

1. Das außergewöhnliche Ereignis

Die Airline muss darlegen, welches konkrete Ereignis stattgefunden hat und weshalb es rechtlich als außergewöhnlich einzustufen ist.

Beispielsweise genügt die allgemeine Angabe „schlechtes Wetter“ nicht als vollständiger Nachweis. Entscheidend ist, welche Wetterbedingungen zu welcher Zeit den sicheren Flugbetrieb tatsächlich beeinträchtigt haben.

2. Den direkten Zusammenhang mit Ihrem Flug

Zwischen dem außergewöhnlichen Ereignis und der konkreten Flugverspätung oder Annullierung muss ein direkter Kausalzusammenhang bestehen.

Die Airline muss also erklären können, wie das Ereignis Ihren Flug beeinträchtigt hat.

Das ist besonders relevant bei sogenannten Kettenverspätungen, wenn eine Störung eines vorherigen Fluges Auswirkungen auf spätere Verbindungen hat.

3. Alle zumutbaren Maßnahmen

Die Fluggesellschaft muss nachweisen, dass sie die Flugstörung trotz geeigneter und zumutbarer Maßnahmen nicht vermeiden konnte.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Prüfung verfügbarer Ersatzflugzeuge oder Besatzungen.

• Nutzung vorhandener Zeitreserven.

• Anpassungen der Flugzeugumlaufplanung.

• Prüfung alternativer Flugverbindungen oder Umbuchungsmöglichkeiten.

• Einsatz verfügbarer personeller, materieller und finanzieller Ressourcen.

Der EuGH stellte im Urteil C-294/10 (Eglītis und Ratnieks) klar, dass Fluggesellschaften angemessene Ressourcen und Zeitreserven einplanen müssen. Maßnahmen, die angesichts der Kapazitäten des Unternehmens untragbare Opfer erfordern würden, sind allerdings nicht geschuldet.

Ergebnis: Die Fluggesellschaft muss nicht nur beweisen, warum eine Störung entstanden ist, sondern auch, weshalb sie trotz zumutbarer Gegenmaßnahmen nicht verhindert werden konnte.

Fluggesellschaften verwenden bei abgelehnten Entschädigungsansprüchen häufig standardisierte Formulierungen. Diese können auf einen außergewöhnlichen Umstand hinweisen, ersetzen aber keinen ausreichenden Nachweis.

Die entscheidende Frage lautet immer: Kann die Fluggesellschaft ihre Begründung auf den konkreten Flug beziehen und die notwendigen Nachweise erbringen?

Was bedeutet „operational reasons“ bei einer Flugverspätung?

„Operational reasons“ bedeutet übersetzt „operative Gründe“ oder „betriebliche Gründe“. Dahinter können verschiedene Ursachen stecken, beispielsweise Probleme bei der Flugzeugplanung, der Besatzung oder der Abfertigung.

Solche betrieblichen Schwierigkeiten sind nicht automatisch außergewöhnliche Umstände.

Wenn eine Airline die Flugentschädigung lediglich wegen „operational reasons“ ablehnt, sollten Passagiere deshalb eine konkrete Erklärung verlangen.

Weitere Informationen zu einzelnen Ursachen finden Sie in unseren Ratgebern zu außergewöhnlichen Umständen bei Flugverspätungen.

Welche Beweismittel geeignet sind, hängt von der Ursache der Flugstörung ab. Die Fluggesellschaft kann sowohl interne Betriebsunterlagen als auch externe Dokumente verwenden.

Die Auslegungsleitlinien der Europäischen Kommission nennen unter anderem Logbuchauszüge, Ereignismeldungen sowie externe Unterlagen und Erklärungen als mögliche Nachweise.

Nachweise bei technischen Problemen

Bei technischen Defekten können folgende Dokumente relevant sein:

• Technical Logbook (technisches Flugzeuglogbuch).

• Wartungs- und Reparaturprotokolle.

• Technische Ereignismeldungen (Occurrence Reports).

• Dokumentation über den Zeitpunkt und die Ursache des Defekts.

Ein gewöhnlicher technischer Defekt gilt grundsätzlich nicht als außergewöhnlicher Umstand. Ausnahmen können beispielsweise bei bestimmten versteckten Konstruktionsfehlern bestehen.

Nachweise bei schlechtem Wetter

Bei wetterbedingten Flugstörungen kommen insbesondere infrage:

• METAR-Meldungen mit tatsächlich beobachteten Wetterbedingungen.

• TAF-Wettervorhersagen für den Flughafen.

• Offizielle Wetterwarnungen.

• Dokumentierte Einschränkungen des Flugbetriebs.

• NOTAM-Mitteilungen mit relevanten Luftfahrtinformationen.

Dabei ist entscheidend, ob die Wetterlage den konkreten Flug beeinträchtigte. Schlechtes Wetter an einem Flughafen bedeutet nicht automatisch, dass jede Verspätung dieses Tages dadurch verursacht wurde.

Nachweise bei Flugsicherung und Luftraumbeschränkungen

Beruft sich die Airline auf Entscheidungen der Flugsicherung, auch als „Air Traffic Control Restrictions“ oder „ATC Restrictions“ bezeichnet, können relevant sein:

• ATC-Slot-Nachrichten.

• Vorgaben des Eurocontrol Network Managers.

• Dokumentierte Luftraumbeschränkungen.

• Entscheidungen zur Start- oder Landefreigabe.

• Änderungen der Flugroute oder Abflugzeit.

Die Unterlagen sollten erkennen lassen, wie sich die konkrete Beschränkung auf den betroffenen Flug ausgewirkt hat.

Nachweise bei Personalmangel

Bei Personalproblemen können Dienstpläne, Einsatzdokumentationen und Angaben zur Besatzungsverfügbarkeit eine Rolle spielen.

Allerdings liegen gewöhnliche Personalengpässe und Probleme bei der Personalplanung grundsätzlich im betrieblichen Verantwortungsbereich der Airline. Deshalb muss sorgfältig geprüft werden, ob tatsächlich ein außergewöhnlicher Umstand vorliegt.

Ja. Beruft sich eine Fluggesellschaft auf einen außergewöhnlichen Umstand bei einem vorherigen Flug, muss sie den direkten Zusammenhang mit der späteren Flugstörung nachweisen.

Beispielsweise kann ein Flugzeug wegen einer Flugsicherungsentscheidung verspätet am Flughafen eintreffen und dadurch den nächsten Flug ebenfalls verzögern.

Eine solche Kettenverspätung führt aber nicht automatisch zum Ausschluss der Entschädigung.

Im EuGH-Urteil C-74/19 (Transportes Aéreos Portugueses) bestätigte der Gerichtshof, dass außergewöhnliche Umstände eines Vorflugs unter bestimmten Voraussetzungen berücksichtigt werden dürfen.

Dafür muss ein direkter ursächlicher Zusammenhang zwischen dem Ereignis und der späteren Flugstörung bestehen.

Bei der Prüfung können insbesondere folgende Fragen relevant sein:

• Wurde dasselbe Flugzeug für beide Verbindungen eingesetzt?

• Wann trat das außergewöhnliche Ereignis auf?

• Wie groß war die ursprüngliche Verspätung?

• Welche Zeitreserven bestanden zwischen den Flügen?

• Hätte die Airline die spätere Verspätung durch zumutbare Maßnahmen reduzieren können?

Allein die Aussage „Das Flugzeug kam verspätet aus dem vorherigen Umlauf“ reicht daher nicht aus, um außergewöhnliche Umstände nachzuweisen.

Nicht jede Minute einer Flugverspätung muss auf denselben Grund zurückzuführen sein.

Beispielsweise kann ein Flug zunächst durch eine außergewöhnliche Wetterlage beeinträchtigt werden und anschließend wegen eines gewöhnlichen betrieblichen Problems zusätzliche Verspätung aufbauen.

In solchen Fällen muss geprüft werden, welche Verzögerungsanteile dem außergewöhnlichen Ereignis tatsächlich zuzurechnen sind.

Der EuGH hat im Urteil C-315/15 (Pešková und Peška) entschieden, dass bei einer Verspätung mit unterschiedlichen Ursachen die dem außergewöhnlichen Umstand zurechenbare Verzögerung bei der Anspruchsprüfung herauszurechnen sein kann.

Beispiel: Ein Flug erreicht sein Ziel mit vier Stunden Verspätung. Davon entfallen 90 Minuten auf einen nachgewiesenen außergewöhnlichen Umstand und 150 Minuten auf einen gewöhnlichen technischen Defekt.

Wird der außergewöhnliche Anteil rechtlich abgezogen, verbleiben 150 Minuten. Damit wäre die Drei-Stunden-Grenze für eine Ausgleichszahlung wegen Verspätung nicht erreicht.

Die genaue zeitliche Zuordnung ist deshalb entscheidend.

Passagiere können die Fluggesellschaft auffordern, ihre Ablehnung durch geeignete Unterlagen zu belegen. Ein uneingeschränkter Anspruch auf sämtliche internen Betriebsunterlagen besteht allerdings nicht automatisch.

Die Europäische Kommission empfiehlt in ihren Auslegungsleitlinien, dass Airlines Nachweise, auf die sie sich berufen, entsprechend den nationalen Vorschriften über den Dokumentenzugang kostenlos zur Verfügung stellen.

Dazu können Logbuchauszüge, Ereignismeldungen oder externe Bestätigungen gehören.

Verweigert die Airline die Herausgabe, bedeutet das nicht automatisch, dass ein Entschädigungsanspruch besteht. In einem gerichtlichen Verfahren können jedoch nationale Vorschriften zur Beweiserhebung relevant werden.

In Deutschland erlaubt beispielsweise § 142 ZPO dem Gericht unter bestimmten Voraussetzungen, die Vorlage von Urkunden anzuordnen.

Darüber hinaus gelten die allgemeinen Grundsätze der Darlegungs- und Beweislast. Eine sekundäre Darlegungslast kann im Einzelfall eine Rolle spielen, wenn wesentliche Informationen ausschließlich aus dem Verantwortungsbereich der Fluggesellschaft stammen.

Auch wenn die Beweislast für außergewöhnliche Umstände bei der Airline liegt, sollten Passagiere wichtige Unterlagen zur eigenen Flugstörung aufbewahren.

Checkliste:

• Buchungsbestätigung und Flugnummer.

• Bordkarte und gegebenenfalls Gepäckbelege.

• Ursprüngliche und tatsächliche Abflug- und Ankunftszeiten.

• Screenshots von Verspätungsanzeigen.

• E-Mails und SMS der Fluggesellschaft.

• Schriftliche Ablehnungsbegründung.

• Fotos von Anzeigetafeln am Flughafen.

• Informationen aus Flugtrackern wie Flightradar24.

• Belege über Verpflegung, Hotel oder alternative Beförderung.

• Notizen zu relevanten Durchsagen und Mitteilungen der Airline.

Diese Unterlagen helfen dabei, den Flugverlauf nachvollziehbar zu dokumentieren und Widersprüche in der Begründung der Fluggesellschaft zu erkennen.

Wenn Ihre Flugentschädigung abgelehnt wurde und die Airline keine ausreichenden Nachweise für außergewöhnliche Umstände liefert, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten offen.

1. Der Ablehnung der Flugentschädigung widersprechen

Fordern Sie die Fluggesellschaft zunächst schriftlich auf, ihre Entscheidung zu überprüfen.

Bitten Sie um eine konkrete Erklärung, welches außergewöhnliche Ereignis vorgelegen haben soll, wie es Ihren Flug beeinflusste und welche zumutbaren Maßnahmen ergriffen wurden.

Nennen Sie Ihre Flugnummer, das Reisedatum und die Buchungsreferenz. Bewahren Sie den gesamten Schriftverkehr auf und setzen Sie eine angemessene Frist zur Antwort.

Eine nachvollziehbare, auf Ihren Flug bezogene Begründung ist wesentlich aussagekräftiger als eine automatisierte Standardantwort.

2. Schlichtungsstelle Flug: So funktioniert die söp-Schlichtung

Reagiert die Fluggesellschaft nicht zufriedenstellend, können Sie unter den jeweiligen Voraussetzungen eine Schlichtungsstelle einschalten.

Die frühere söp heißt heute Schlichtungsstelle Reise & Verkehr e.V.. Sie unterstützt Verbraucher kostenlos bei der außergerichtlichen Streitbeilegung mit angeschlossenen Fluggesellschaften.

Für ein Schlichtungsverfahren müssen Sie sich grundsätzlich zunächst an die Airline wenden. Bei der Schlichtungsstelle Reise & Verkehr ist regelmäßig erforderlich, dass seit der Beschwerde mindestens zwei Monate vergangen sind und die weiteren Zulässigkeitsvoraussetzungen erfüllt werden.

Für Fluggesellschaften, die nicht angeschlossen sind, kann die Schlichtungsstelle Luftverkehr beim Bundesamt für Justiz zuständig sein.

Eine Schlichtung kann helfen, Ansprüche wegen einer abgelehnten Flugentschädigung ohne gerichtliches Verfahren zu klären.

3. Beschwerde beim Luftfahrt-Bundesamt einreichen

Das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) ist in Deutschland eine nationale Durchsetzungsstelle, ein sogenanntes National Enforcement Body (NEB), für bestimmte Verstöße gegen die EU-Fluggastrechteverordnung.

Sie können dort eine Beschwerde einreichen, wenn Sie vermuten, dass eine Fluggesellschaft gegen die Verordnung verstoßen hat.

Wichtig ist die Unterscheidung:

• Das LBA kann mögliche Verstöße prüfen und gegebenenfalls aufsichtsrechtliche Maßnahmen ergreifen.

• Es kann Ihre individuelle Entschädigungszahlung jedoch nicht für Sie durchsetzen.

Eine Beschwerde beim LBA ersetzt deshalb weder eine Schlichtung noch eine gerichtliche Geltendmachung Ihres Anspruchs.

4. Entschädigung gerichtlich oder mit AirHelp durchsetzen

Bleibt die Airline bei ihrer Ablehnung, können Sie Ihren Anspruch gegebenenfalls gerichtlich geltend machen.

Im gerichtlichen Verfahren muss die Fluggesellschaft die Voraussetzungen der geltend gemachten außergewöhnlichen Umstände beweisen.

Alternativ können Sie einen spezialisierten Fluggastrechte-Dienstleister wie AirHelp einschalten.

AirHelp unterstützt Passagiere dabei, mögliche Ansprüche auf bis zu 600 € Entschädigung zu prüfen und gegenüber Fluggesellschaften durchzusetzen. Dabei werden auch Ablehnungen wegen angeblich außergewöhnlicher Umstände berücksichtigt.

Jetzt Ihren Entschädigungsanspruch mit AirHelp prüfen

Kann die Fluggesellschaft die Voraussetzungen für außergewöhnliche Umstände nicht nachweisen, kann bei einer Ankunftsverspätung von mindestens drei Stunden ein Anspruch auf eine Ausgleichszahlung bestehen.

Nach der EU-Fluggastrechteverordnung gelten grundsätzlich folgende Beträge:

• 250 €: Für Flüge bis 1.500 km.

• 400 €: Für innergemeinschaftliche Flüge über 1.500 km und sonstige Flüge zwischen 1.500 und 3.500 km.

• 600 €: Für andere Flüge über 3.500 km.

Bei bestimmten Langstreckenflügen mit einer Ankunftsverspätung zwischen drei und vier Stunden ist eine Kürzung auf 300 € möglich.

Die Höhe der Entschädigung hängt nicht vom Ticketpreis ab. Maßgeblich sind unter anderem die Flugstrecke, die tatsächliche Ankunftsverspätung und die rechtlichen Voraussetzungen.

Auch wenn außergewöhnliche Umstände nachgewiesen werden, bleiben die gesetzlichen Betreuungsleistungen grundsätzlich bestehen. Dazu können Verpflegung, Hotelübernachtungen und notwendige Transfers gehören.

Dies bestätigte der EuGH im Urteil C-12/11 (McDonagh gegen Ryanair).

Die im Jahr 2026 beschlossene Reform der EU-Fluggastrechte gilt grundsätzlich ab dem 23. Oktober 2027. Für die bis dahin geltende Rechtslage bleiben die bisherigen Bestimmungen und die einschlägige EuGH-Rechtsprechung maßgeblich.

Die neue Verordnung (EU) 2026/2202 enthält ausdrücklichere Vorgaben zur Beweislast bei außergewöhnlichen Umständen.

Fluggesellschaften müssen künftig unter anderem:

• Das geltend gemachte außergewöhnliche Ereignis konkret benennen.

• Den unmittelbaren Zusammenhang zwischen dem Ereignis und der Flugstörung nachweisen.

• Darlegen, welche zumutbaren Maßnahmen sie ergriffen haben.

• Bei einer Ablehnung eine verständliche und begründete Erklärung geben.

Die Reform macht damit Anforderungen ausdrücklich, die bereits heute teilweise aus der Rechtsprechung des EuGH folgen.